Simple Fit Konveksi
A. Latar Belakang
1. Profil Perusahaan
Simple fit konveksi adalah sebuah Usaha Kecil Menengah (UKM) yang bergerak dibidang usaha produksi celana dalam. Awalnya Simple Fit Konveksi memproduksi celana dalam pria. Namun, seiring perkembangan pasar kegiatan produksi disesuaikan dengan kebutuhan dari konsumen secara umum. Simple Fit Konveksi cenderung memproduksi pakaian kaos dan training. Nilai pesanan rata-rata untuk periode 2016-2018 adalah sebesar Rp. 250.000.000,-/bulan dengan modal awal sebesar Rp 50.000.000,-.
Prospek pengembangan usaha konveksi sangat menjanjikan mengingat pakaian adalah kebutuhan primer (sandang) selain makanan (pangan), dan perumahan (papan). Kebutuhan akan ini mutlak dan harus dipenuhi mengingat sangat diperlukan untuk kelangsungan hidup. Selain itu,pangsa pasar yang sangat luas, trend dan mode yang sangat dinamis dan mengikuti perkembangan jaman.
Rencana Pengembangan Usaha:
a. Promosi
b. Pengembangan wilayah pemasaran
c. Pengembangan produk
d. Strategi penetapan harga
e. Penambahan dan pengembangan sumber daya manusia
f. Pemanfaatan teknologi informasi
Pada saat ini banyak orang yang menginginkan pakaian yang mereka kenakan berbeda dengan yang lainnya. Dimana pakain tersebut mampu dijadikan sebagai identitas mereka sendiri. Dan ada pula yang menginginkan pakaian yang selalu update dengan perkembangan zaman. Biasanya bagi mereka yang memiliki kelebihan akan cenderung membeli pakaian yang branded atau pakaian bermerk untuk meningkatkan rasa percaya diri mereka.Tetapi bagi sebagian orang yang memiliki keterbatasan keuangan akan mengalami kesulitan membeli pakain tersebut karena dirasa mahal.
Kabupaten Blitar merupakan daerah/wilayah yang jauh dari wilayah perkotaan sehingga untuk memenuhi kebutuhan pokok akan sangat jauh dan dari segi harga akan mahal akan tetapi mempunyai kecenderungan kosnsumsi kebutuhan pakaian dalam dan kaos yang cukup tinggi dikarenakan banyaknya sekolah, instansi kantor maupun pemerintah, olahraga senam dan pengembangan wisata yang cukup menjajanjikan.
Dari pemikiran inilah kami mempunyai ide untuk perancangan sistem bisnis usaha konveksi. Dimana usaha ini bergerak dibidang pakaian jadi untuk memenuhi kebutuhan masyarakat secara luas.
Bisnis ini dikelola secara bersama dan tiap orang mempunyai tugas masing-masing , dengan jumlah orang sebanyak 50 orang, antaranya pengadaan barang 1 orang, pemotongan bahan 4 orang, penjahit bahan 40 orang, petugas sablon 4 orang, pengecekan akhir 1 orang.
B. Pelaksanaan TNA
TNA dilaksanakan dengan tujuan untuk melakukan analisa kebutuhan terkait dengan pemenuhan target perusahaan, TNA juga diperlukan untk menganalisis kebutuhan pelatihan yang akan dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Yang meliputin kegiatan sebagai berikut:
1. Analisis Organization (observasi dan Wawancara)
2. Analysis Task (Observasi dan Wawancara)
3. Analysis Person (Observasi dan Wawancara)
4. FGD (Focus Discusion Group)
5. Presentasi dan dokumentasi
TNA dilakukan pada 3 kali pertemuan dengan tujuan TNA yang berbeda yaiut pertemuan pertama untuk mendapatkan hasil Analysis Organization yang dilakukan dengan Manager teknik wawancara. Pada pertemuan kedua dilakukan untuk mendapatkan hasil Analysis Task yang dilakukan dengan masing-masing kepala devisi yang ada pada susunan perusahaan dengan teknik wawancara, nama-nama kepala devisi terlampir pada kolom. Pada pertemuan ketiga yaitu dilakukan untuk mendapatkan hasil Analysis Person yang dilakukan dengan 40 karyawan dengan menggunakan kuisioner.
C. Metode Pengumpulan Data
1. Observasi
Observasi merupakan metode pengumpulan data melalui mengamati perilaku dalam situasi tertentu kemudian mencatat peristiwa yang diamati dengan sistematis dan memaknai peristiwa yang diamati. Teknik observasi yang peneliti gunakan dalam penelitian ini sebagai pelengkap untuk melakukan observasi non-verbal subjek saat wawancara berlangsung dan peneliti dapat melakukan interpretasi tentang makna dan pemahaman yang tidak terucap dari observasi yang dilakukan pada subjek (dalam Ni'matuzahroh & Susanti,2014).
2. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan pewawancara (interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu (dalam Moloeng, 2014). Wawancara digunakan untuk mengadakan komunikasi dengan subjek penelitian sehingga diperoleh data-data yang diperlukan.
Wawancara ini biasanya berupa pertanyaan-pertanyaan yang telah dipersiapkan terlebih dahulu oleh peneliti sebagai pedoman sebelum bertatap muka langsung dengan informan penelitian untuk memudahkan dalam penggalian informasi. Proses wawancara dilakukan secara personal untuk menguatkan keterangan yang diperoleh dari subjek.
3. Kuisioner
Kuisoner merupakan metode yang digunakan untuk mengumpulkan data. Kuisoner sendiri merupakan daftar pertanyaan ataupun pernyataan yang digunakan oleh periset untuk memperoleh data dari sumbernya secara langsung melalui proses komunikasi atau mengajukan pertanyaan (dalam Hendri, 2009).
4. FDG
FGD menurut Irwanto adalah suatu proses pengumpulan data atau informasi mengenai suatu permasalahan tertentu yang sangat spesifik melalui diskusi kelompok (dalam Suhaimi, 1999). Metode FGD bukan dilakukan secara perorangan dan bukan diskusi bebas tanpa topik spesifik.
5. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan suatu metode yang digunakan untuk mencari data terkait dengan hal-hal atau variabel-variabel yang berupa catatan-catatan, buku, transkip, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat dan sebagainya (dalam Suhaimi, 1999). Dalam hal ini fasilitator menggunakan metode ini untuk mencari data terkait dengan sejarah, visi misi dan pembagian devisi beserta tugasnya di Konveksi Simple Fit
E. Hasil Training Need Analysis
a. Analisis Organisasi
Konveksi Simple Fit merupakan perusahaan yang didirikan sejak tahun 2012. Adapun visi dari perusahaan tersebut ialah menjadi perusahaan garment terbesar di Indonesia. Sedangkan misi dari perusahaan tersebut antara lain memberikan produk yang erbaik dan menjadikan Zero customer Complain, ., mensinergikan optimasi SDM teknologi dan sistem serta memberikan layanan terbaik dalam standar ketepatan waktu, mutu dan jumlah. Penetepan visi dan misi tersebut berdasarkan atas harapan perusahaan untuk melayani atau memenuhi permintaan pasar. Dalam pelaksanaannya, dari ketiga misi yang sudah terlampir hanya misi yang ketiga yakni memberikan layanan terbaik dalam standar ketepatan waktu, mutu dan jumlah dianggap perusahaan belum dapat terpenuhi atau dijalankan. Dalam hal ini perusahaan mengalami kendala dimana terkadang pesanan tidak dapat dikirimkan tepat waktu disebabkan oleh beberapa faktor antara lain kerusakan mesin dan human eror.
Sistem pengelolaan sumber daya manusia (SDM) di perusahaan tersebut diawali dengan pengadaan rekrutmen karyawan. Dikarenakan karyawan yang bekerja pada Simple Fit terbagi menjadi bagian yakni karyawan tetap, karyawan kontrak dan karyawan harian lepas maka sistem rekrutmen yang dilakukan oleh perusahaan hanya diadakan khusus untuk karyawan tetap guna untuk menentukan kualifikasi calon karyawan tersebut sesuai dengan perusahaan. Sedangkan bagi karyawan kontrak dan karyawan harian lepas perusahaan tidak mengadakan proses rekrutmen secara formal hanya saja perusahaan mengutamakan penduduk sekitar untuk menjadi karyawan kontrak dan lepas harian sebagai suatu misi sosial yakni memberikan lapangan kerja atau kesempatan bagi penduduk yang berada di lingkungan sekitar perusahaan untuk bekerja dalam perusahaan.
Berkaitan dengan sistem reward dan punishment telah diterapkan dalam perusahaan tersebut dimana reward yang diberikan berupa bonus ketika adanya kenaikan jumlah produksi (bergantung pada kondisi keuangan perusahaan). Besaran bonus tersebut sesuai dengan penilaian kerja karyawan. Sedangkan punishment yang diberikan adalah adanya pengurangan gaji terutama untuk devisi marketing jika mereka kurang mampu mengangani suatu proyek. Punishment tersebut bukan tanpa maksud, namun agar staff marketing lebih terpacu lagi untuk dapat bekerja lebih baik mengingat marketing adalah ujung tombak dari perusahaan. Untuk punishment yang diterapkan kepada karyawan non staff-marketing atau karyawan biasa adalah dengan teguran atau dengan SP (surat peringatan) terkait dengan indisipliner.
Selanjutnya terkait dengan penyelenggaraan pelatihan dimana Simple Fit tersebut belum pernah menyelenggarakan pelatihan sebelumnya hanya saja pengadaan pelatihan yang dilakukan perusahaan ini adalah dengan mendelegasikan perwakilannya untuk mengikuti pelatihan diluar perusahaan.
b. Analisis Task
Susunan organisasi pada Konveksi sudah dijelaskan dengan baik. Tugas karyawan sudah ditentukan berdasarkan dengan Job Desk dan Job Spech menurut kebutuhan dari perusahaan. Setiap devisi bertanggung jawab atas pekerjaan mereka, seperti pada devisi marketing yang bertugas untuk membina hubungan pelanggan atau customer.
Devisi Produksi betanggung jawab untuk menjaga kualitas dan harga jual serta agar produksi tepat waktu atau sesuai dengan penjadwalan pesanan. Dalam devisi produksi tidak lepas dari devisi teknik yang bertugas untuk menjaga mesin agar tetap lancar digunakan pada saat proses produksi. Dari beberapa devisi tersebut terdapat beberapa hambatan atau kendala baik secara internal ataupun eksternal. Kendala tersebut belum sepenuhnya dapat diselesaikan oleh devisi tersebut.
Kendala yang dihadapi oleh marketing adalah proses komunikasi yang dilakukan kepada devisi Produksi, dimana bila dilihat secara runtutan proses pemesanan yaitu melewati devisi marketing terlebih dahulu yang kemudian pesanan tersebut akan di informasikan pada bagian Produksi. Pada proses pengalihan informasi antara devisi marketing dengan devisi Produksi inilah yang sering mengalami kesalahpahaman atau "miss communication". Kesalahpahaman itulah yang menyebabkan adanya permasalahan dalam proses produksi nantinya seperti adanya pengulangan pembuatan pesanan apabila pesanan tersebut mengalami kesalahan dan berimbas pada proses pengiriman atau ekspedisi yang terlambat, hal tersebut dapat menyebabkan kerugian perusahaan bila terus-menerus dilakukan.
Berkaitan dengan hal tersebut adapun kendala-kendala yang banyak dialami oleh bagian produksi terbagi menjadi dua, yaitu kendala yang berasal dari dalam perusahaan (internal) serta kendala yang berasal dari luar perusahaan (eksternal). Kendala internal sendiri antara lain adalah sering terjadinya kerusakan mesin yang dapat menghambat proses atau jalannya produksi mengingat perusahaan masih menggunakan mesin jahit bekas, kerusakan mesin terjadi dikarenakan mesin telalu seringnya mesin dijalankan atau digunakan untuk memproduksi produknya. Ketika terjadi kerusakan mesin maka teknisi akan segera memperbaikinya, dengan dibantu karyawan yang lain agar kerusakan mesin tidak sampai memakan waktu lama (lebih dari 2 jam), sehingga masalah tersebut bisa segera teratasi. Perbaikan mesin tetap dilakukan setiap terjadi kerusakan atau perusahaan memilih tidak menambah mesin baru dikarenakan ada pertimbangan bahwa untuk membeli mesin baru dibutuhkan biaya yang besar karena dianggap lebih mahal atau lebih menghabiskan banyak uang diperusahaan dibandingkan dengan mengaji karyawan. Selain itu masalah internal lainnya adalah karyawan sering mengalami stress kerja karena mereka dikejar deadline yang harus segera terpenuhi.
Selain masalah internal, perusahaan juga tidak terlepas dari masalah eksternal. adapun masalah eksternal tersebut di antaranya adalah terjadinya kesalahan materi yang diberikan oleh penerbit, sehingga pihak perusahaan perlu melakukan negosiasi terlebih dahulu dengan penerbit apakah ingin memperbaiki atau tidak, dan menurut kepala bagian produksi hal tersebut juga memakan waktu yang lama. Selanjutnya adalah masih adanya karyawan yang melibatkan masalah atau urusan pribadinya ke dalam pekerjaan sehingga hal tersebut bisa menghambat proses berjalannya produksi. Kurangnya kesadaran diri karyawan juga termasuk permasalahan eksternal yang terjadi di perusahaan ini, di mana karyawan di bagian cetak cover tidak mau memakai masker meskipun mereka tau bahwa hal tersebut bisa menganggu kesehatan pernafasan, Serta ada beberapa karyawan yang tidak memiliki minat (komitmen kerja) dalam bekerja, sehingga bekerja asal-asalan meskipun ada punishment yang telah diberikan.
c. Analisis Person
Karyawan yang bekerja pada Simple Fit sudah dapat dikatakan memenuhi SOP pada kinerjanya. Karyawan sudah mengetahui tugas dan peranan masing-masing dalam bekerja baik untuk karyawan tetap, kontrak atau harian lepas. Karyawan bekerja berdasarkan atas ketentuan jadwal yang telah dibuat oleh pihak personalia perusahaan.
Pada person analysis ini, teknik yang digunakan dalam proses pengumpulan datanya adalah dengan menggunakan kuisioner yang disusun berdasarkan atas hasil dari organization and task analysis yang telah dilakukan terlebih dahulu.
Kuisioner
Dari hasil organization and task analysis diketahui bahwa terdapat beberapa kendala atau permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Permasalahan tersebut adalah kurangnya communication skill (kemampuan komunikasi) dari para karyawan atau staff, yang kedua adalah kurangnya komitmen kerja dari karyawan yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan dan yang ketiga adalah, karyawan kurang mampu memanagemen waktu dengan baik sehingga dapat memperlambat proses kerja dalam perusahaan. Dari ketiga permasalahan tersebut dibuatlah pernyataan dalam kuisioner berdasarkan ketiga aspek tersebut. Jumlah pertanyaan sebanyak 18 butir, dimana 6 butir terkait pernyataan tentang coomunication skill, 6 butir selanjutnya adalah pernyataan tentang komitmen kerja dan 6 butir lainnya adalah pernyataan terkait dengan time management karyawan.
Dari hasil kuisioner tersebut diketahui bahwa nilai presentasi dari komitmen kerja sebanyak 37% dengan kategori kurang memiliki komiitmen kerja dirasakan oleh 8 karyawan dan 35 karyawan merasakan memiliki komitmen kerja yang baik. Nilai presentasi dari time management yaitu 32 % dengan kategori kurang mampu megolah waktu dengan baik dirasakan oleh 10 karyawan dan 33 karyawan merasa mampu mengolah waktu dengan baik. Sedangkan nilai presentasi communication skill dari karyawan Simple Fit memiliki nilai paling rendah yaitu 31% dengan kategori kurang memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik dirasakan oleh 11 karyawan dan 32 karyawan merasa mampu berkomunikasi dengan baik, dimana dalam artiannya yaitu karyawan dari Simple Fit memerlukan pelatihan dalam hal Communication Skill, dikarenakan jumlah karyawan yang kurang mampu berkomunikasi dengan baik lebih banyak dibandingkan dengan permasalahan lainnya. Kurangnya kemampuan tersebut dapat menghambat proses kinerja karyawan mengingat bahwa Simple Fit merupakan perusahaan garment yang membutuhkan kemampuan komunikasi yang baik antara karyawan agar produk yang dihasilkan dapat sesuai dengan keinginan dan agar tetap menjaga kualitas dari produk yang dihasilkan, sehingga dibutuhkan kemampuan untuk saling berkoordinasi antara karyawan satu dengan karyawan lainnya, antara devisi satu dengan devisi lainnya.
FDG (Focus Group discussion)
FDG dilakukan setelah didapatkan hasil dari analisis kuisioner sebagai bentuk pendalaman untuk memperoleh hasil analisis person. Peserta FGD sejumlah orang, ke-enam peserta tersebut diambil dari bagian produksi yaitu prmotongan, jahit dan finishing sebagai perwakilan dari setiap bidang tersebut dengan persebaran 2 perwakilan pada setiap bagian. Dari kegiatan diskusi guna melakukan kroscek kepada beberapa karyawan di bidang percetakan Simple Fit dari ketiga permasalahan yang ditetapkan dalam kuisioner yang sudah dibagikan atau disebarkan, yaitu time management, komitmen kerja, dan communication skill. Di dapatkan hasil bahwa permasalahan tersebut memanglah dirasakan oleh karyawan Simple Fit Konveksi atau permasalahan tersebut adalah permasalahan karyawan secara internal. Hasil FDG diketahui pula bahwa seluruh peserta memiliki permasalahan yang paling dirasakan dan dapat menggangu proses kerja karyawan dalam perusahaan adalah komunikasi. Permasalahan yang dialami oleh perusahaan ataupun karyawan biasanya terkait dengan deadline produksi yang sering mundur dari jadwal yang telah ditetapkan karena ada beberapa permasalahan komunikasi seperti adanya kesalahan dalam memberikan informasi. Karyawan sering menerima informasi ganda dalam memproses sebuah produk serta adanya kesadaran beberapa karyawan yang memang merasa kurang berkomunikasi antar sesama karyawan sehingga dapat disimpulkan bahwa karyawan memiliki permasalahan dalam berkomunikasi baik dengan atasan maupun dengan sesama karyawan.
Hasil Training Need Analysis
4. Deskripsi Bagan
Dari bagan yang telah dibuat terlihat bahwa adanya perbedaan antara actual performance dengan expected performance yang berarti adanya ketidaksesuain antara harapan dengan kenyataan dalam perusahaan. Hal tersebut dikarenakan masih belum berjalannya komunikasi dengan baik antar karyawan dengan atasan atau karyawan dengan kepala devisi didukung pula kurangnya ketersediaan mesin yang menunjang sehingga dapat terjadi beberapa masalah yakni kesalahan dalam cetak yang nantinya mempengaruhi ekspedisi maka dapat diketahui bahwa karyawan kurang mampu memenuhi dan memberikan pelayanan terbaik seperti meliputi ketepatan waktu, kualitas dan jumlah. Berkaitan dengan itu berkebalikan dengan harapan perusahaan yang memiliki tujuan untuk memberikan layanan terbaik dalam hal ketepatan waktu, kualitas dan jumlah serta memberikan pelayanan "one stop service kepada customer" meskipun perusahaan sudah menetapkan proses pemesanan dengan adanya pembagian devisi untuk memudahkan proses koordinasi terkait dengan pesanan. Begitu pula dengan harapan perusahaan yang ingin lebih berkembang dalam bidang komersil yang harus diimbangi atau didukung dengan ketersediaan mesin yang menunjang.
Berdasarkan hasil Trining Need Analysis (TNA) yang telah dilakukan pada Simple Fit didapatkan klarifikasi yakni yang dapat diselesaikan dengan pelatihan adalah komunikasi yang kurang berjalan dengan baik. Sedangkan yang tidak dapat diselesaikan dengan menggunakan pelatihan diantaranya terkait dengan kebijakan perusahaan dalam pelayanan dan pembagian tugas serta penyediaan mesin cetak. Berkaitan dengan hal tersebut setelah dilakukan analisa diketahui bahwa titik permasalahan dalam perusahaan ini terdapat pada komunikasi.
F. KESIMPULAN
Setelah dilakukan Trining Need Analysis (TNA), maka pelatihan yang dibutuhkan bagi karyawan dalam perusahaan tersebut adalah komunikasi yang betujuan untuk menjelaskan pentingnya dan bagaimana cara berkomunikasi dengan orang lain secara lisan atau tertulis sesuai dengan etika dan batasan dalam komunikasi agar terhindarkan dari kesalahpahaman dapat terhindar. Mengingat komunikasi merupakan salah satu kunci keberhasilan pelayanan publik karena pada dasarnya agar dapat memberikan pelayanan yang baik dan efektif diperlukan teknik dan etika berkomunikasi dengan orang lain baik melalui lisan maupun tertulis di dalam pihak internal maupun eksternal. Pelatihan tersebut harus segera dilakukan karena dapat memberikan dampak pagi perusahaan seperti ketika adanya komunikasi yang tidak baik antar divisi atau karyawan maka akan berpengaruh pada proses produksi yang menghambat kinerja karyawan sehingga deadline yang sudah ditentukan tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Oleh karena itu pelatihan nantinya akan memfokuskan pada pelatihan komunikasi organinasi, dimana komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan meaning atau arti di dalam suatu organisasi. Dengan kata lain komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain secara timbal balik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Selain itu mengingat tujuan perusahaan yang belum terpenuhi ialah memberikan layanan terbaik dalam hal ketepatan waktu, kualitas dan jumlah serta memberikan pelayanan "one stop service kepada customer" jika tidak segera dilakukan pelatihan tersebut maka akan sering terjadi kesalahan seperti kesalahan cetak atau jumlah produksi sehingga ekspedisi tidak dapat tepat waktu yang berarti perusahan belum mampu memberikan layanan yang terbaik
EVALUASI TRAI NING
Nama Pelatihan :.....................................
Periode :.....................................
Angkatan :.....................................
Ruang :.....................................
Waktu :.....................................
Pengajar :.....................................
Mata Pelajaran :.....................................
Untuk menyempurnakan mengembangkan program pelatihan ini di masa mendatang sangat diharapkan partisipasi anda untuk mengisi Evaluasi Akhir ini dengan baik dan benar. Anda cukup memberi tanda (X) pada kolom tersedia yang sesuai dengan pendapatan anda, dan atau memberikan keterangan singkat bilamana anda anggap perlu.
1. Menurut pendapat anda, bagaimana pelaksanaan pelatihan secara keseluruhan?
( ) terlalu teoritis
( ) seimbang antara teori dengan praktis
( ) terlalu praktis
Berikan pendapat anda :
..................................................................................................................................
...................................................................................................................................
2. Bila dikaitkan dengan kebutuhan perusahaan, apakah pelatihan :
( ) sangat sesuai
( ) sesuai
( ) tidak sesuai
( ) sangat tidak sesuai
…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
3. Apakah subjek yang dibahas selama program ini telah memenuhi kebutuhan anda?
( ) terlalu banyak
( ) cukup
( ) kurang
a) Bila anda menjawab "kurang" subjek apa yang perlu ditambahkan?
.............................................................................................................................
…………………………………………………………………………………
b) Bila anda menjawab "terlalu banyak " subjek apa yang perlu dikurangi
...................................................................................................................................
4. Metode pelatihan apakah ( kasus, rolepaly, game, latihan, kuliah) yang ada anggap perlu di tambah ..............................................................................................................................
5. Bilamana kesan anda tentang instruktur pelatihan ini
.........................................................................................................................................
6. Jumlah jam efektif pelatihan setiap harinya, sebaiknya :
( ) 6 jam
( ) 8 jam
( ) ...
7. Hand out yang diberikan selama mengikuti pelatihan ini :
( ) Sukar dimengerti
( ) Dapat dimengerti
( ) Mudah dimengerti
Bilamana anda menjawab "sukar dimengerti" hand out yang mana yang perludi perbaiki :......................................................................................................................
8. Apakah alat Bantu (Proyector; papan tulis; dsb) proses belajar pada umumnya :
( ) Sangat membantu
( ) Cukup membantu
( ) Mengganggu
Bilamana anda menjawab "mengganggu" , jelaskan alasan anda
…………………………………...............................................................................
9. Bagaimana kesan ada pelayanan petugas selama anda mengikuti program ini ...................
.........................................................................................................................................
10. Bagaimana kesan anda secara menyeluruh mengenai program pelatihan ini?
( ) Baik sekali
( ) Baik
( ) Kurang
Bilamana anda menjawab "kurang" jelaskan jawaban anda
………………………………………………………...............................................
Instrumen Analisis Kebutuhan Pelatihan ( Training Need Analysis)
Instrumen ini bertujuan untuk mengetahui kebutuhan pelatihan suatu perusahaan, sehingga butir-butir pertanyaannya pun perlu disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan setiap perusahaan yang pasti berbeda satu sama lain.
Contoh Pedoman Wawancara
Nama orang yg diwawancarai :
Jabatan orang yg diwawancarai:
Tempat wawancara:
Waktu wawancara:
Pewawancara:
Metode Wawancara:
1. Bagaimana Perusahaan Anda melaksanakan pengembangan SDM?
a. Perencanaan pengembangan SDM
b. Pembiayaan pengembangan SDM
c. Penyelenggaran pengembangan SDM
d. Evalusi pengembangan SDM
2. Apa hambatan yang dihadapi dalam pengembangan SDM dan bagaimana cara mengatasinya?
3. SDM dengan kualifikasi apa yang dibutuhkan Perusahaan Anda?
4. Bagaimana perusahaan Anda memanfaatkan SDM yang sudah dilatih?
5. Hambatan apa yang dihadapi dalam penerapan hasil pelatihan?
6. Apakah setelah karyawan mengikuti pelatihan dan kembali ke tempat bekerja selalu dilakukan evaluasi?
7. Apakah hasil evaluasi selalu dijadikan sebagai rujukan untuk memperbaiki kesalahan sama di kemudian hari?
8. Siapakah yang melakukan evaluasi?
9. Kendala apa yang Anda hadapi dalam penyelenggaraan Diklat?
10. Diklat apa yang menurut Anda yang sangat penting dilakukan dalam 1 atau 2 tahun mendatang?
11. Siapa saja yang pernah membina pengembangan SDM & bagaimana bentuknya?
12. Bagaimana menurut Anda tingkat keberhasilan Perusahaan Anda? Apa bentuknya?
13. Metode penilaian prestasi kerja apa yang diterapkan di Perusahaan Anda?
14. Bagaimana tanggapan Anda mengenai kurikulum pelatihan yang pernah dilakukan di perusahaan Anda [(a) kesesuaian dengan kebutuhan kerja di Perusahaan Anda, (b) Siapa yang mendesain kurikulum? (c) Apakah Diklat Anda dilengkapi dengan GBPP?(d) Apakah kurikulum yang ada telah dikembangkan/evaluasi sendiri? (e) Bagaimana kualitas materi ajar?, (f) Siapa saja instrukturnya?]
Pedoman Review Dokumen TNA
| No | Variabel | Komponen Dokumen | Rincian Kegiatan |
| 1 | Jabatan | -Data Jabatan | Mencatat semua jenis jabatan yang ada sesuai dengan struktur organisasi |
| 2 | Bidang usaha | -Laporan Kerja | Mencatat kegiatan usaha yang di lakukan oleh perusahaan |
| 3 | Kegiatan Rutin | -Laporan Kerja | Mencatat kegiatan rutin yang di lakukan (kegiatan di bidang manajemen administrasi atau bidang teknis) |
| 4 | Prasarana & Sarana | -Laporan Kerja | Mencatat semua prasarana kerja dan prasarana fisik, perangkat hukum dan sarana kerja & usaha yang ada (produksi & pendukungnya) |
| 5 | Hambatan-Hambatan | -Laporan Kerja | Mencatat hambatan yang sering di hadapi (berasal dari faktor eksternal atau internal) yang tertera dalam laporan |
| 6 | Penilaian kerja | -Laporan Kerja | Mencatat instrumen, metode, & prosedur penilaian kerja yang tertera pada masing-masing laporan |
| 7 | Jenis pelatihan | -Laporan unit pelatihan karyawan | Mencatat semua jenis pelatihan yang pernah diikuti (manajerial, administrasi, dan keuangan) yang pernah diikuti manager dan karyawan |
| 8 | Jenis Pelatihan yang harus ada | -Laporan unit Corpu | Mencatat semua jenis pelatihan yang seharusnya diberikan tetapi sampai saat ini belum dilaksanakan |
| 9 | Kualitas kurikulum | -Juklak pelatihan -laporan unit Corpu | Mencatat masalah-masalah kurikulum( tujuan kurikulum materi strategi, materi ajar, dan media yang di gunakan) di bandingkan dengan standar kurikulum yang baik |
Pedoman Diskusi Fokus Group
Pertanyaan-pertanyaan berikut merupakan topik pokok yang menjadi fokus diskusi dalam rangka mencari dan merumuskan kebutuhan pelatihan dan dicarikan rumusan solusinya
1. Bagaimana kondisi perusahaan di Indonesia saat ini pada umumnya, terutama kualitas SDMnya?
2. Bagaimana prospek perusahaan di Indonesia di masa yang akan datang, terutama kualitas SDMnya?
3. Keahlian dan kemampuan apa yang harus dimiliki oleh SDM perusahaan di Indonesia
4. Upaya apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kualitas SDM perusahaan di Indonesia?
5. Faktor-faktor apa saja yang menghambat dalam pengembangan SDM perusahaan anda dan bagaimana cara mengatasinya?
6. Diklat apa saja yang diperlukan dalam rangka pengembangan SDM perusahaan anda?
7. Bagaimana perencanaan diklat dikaitkan dengan perencanaan perusahaan anda yang sebaiknya dilakukan?
| VII. KEMAMPUAN | ||||||
| 19. berikan tanda silang (X) pada kolom di bawah ini menurut KEMAMPUAN yang Anda perlukan untuk mendukung pekerjaan sehari-hari ? | ||||||
| No Kegiatan | Tingkat Frekuensi | |||||
| Baik Sekali | Baik | Cukup | Kurang | Kurang Sekali | Tidak Tahu | |
| A. PEKERJAAN DI BIDANG MANAJERIAL 1. Menyusun rencana jangka panjang 2. Menyusun rencana usaha/dagang 3. Mengorganisasi karyawan untuk bekerja 4. Mengorganisasi karyawan untuk bekerja lebih baik 5. Mengatur penggunaan peralatan dan mesin
B. PEKERJAAN DI BIDANG ADMINISTRASI 1. Memimpin pertemuan/rapat 2. Mengelola administrasi kantor 3. Mengelola keuangan 4. Mengelola barang dan peralatan 5. Mengelola administrasi pegawai
C. PEKERJAAN DI BIDANG TEKNIS 1. Menata arsip 2. Mengelola prasarana kantor 3. Mengelola sarana kantor 4. Mengelola prasarana produksi 5. Mengelola sarana produksi |
|
|
|
|
|
|
20. Sebutkan minimal 5 (lima) kemampuan yang Anda anggap paling kurang dan perlu (mendesak) ditingkatkan untuk mendukung pekerjaan yang Anda lakukan sehari-hari?
1. ........................................................................................................
2. ........................................................................................................
3. ........................................................................................................
4. ........................................................................................................
5. ........................................................................................................
 - Studi kasus di SimpleFit.id){kind=link}